Indsatsen omhandler forskellige tiltag fra at indrette møderum, aktivitetsrum og
kantine til at udvikle arbejdszoner, der er målrettet forskellige kerneydelser

Virksomhedens værdier bliver tydelige
med rette fysiske rammer for samarbejdet

Fysisk indretning

10-20 timer til analyse/kortlægning

Ledelse, HR, AMU

#målrettetpraksis  #fysiskindretning #activitybasedworking

Konkrete rammer for arbejdsfællesskabet

Den fysiske indretning betyder meget for arbejdsfællesskabet og for opgaveløsningen i det enkelte lokale. Hvad oplever udefrakommende, når de besøger jeres virksomhed? Signalerer I arbejdsfællesskab eller personlige præstationer? Internationalt kaldes fokus på de konkrete fysiske rammer for arbejdsfællesskabet for activity based working. 

 

Når den fysiske indretning skal danne rammen for jeres arbejdsfællesskab, er det vigtigt at have fokus på jeres kerneopgaver og de enkelte opgaver (kerneydelser i virksomheden). Bevidstheden om, hvilke opgaver der skal løses, og hvilke fysiske rammer der understøtter løsningen af de forskellige opgaver, kræver en essentiel analyse for at skabe de rette fysiske rammer. 

 

Udover det, som vi fysisk ser i rummet, er det vigtigt at inddrage det, vi hører, og det vi mærker. Vi ser rummet som den fysiske indretning med møbler, lys og planter. Vi hører lyde i rummet – fx støj og forstyrrelser – og vi fornemmer de andre og  mærker indeklimaet i rummet. Alle de elementer er vigtige og skal inddrages i indretningen af rummet.

 

Et ikke-optimalt indeklima kan hurtigt få en negativ indflydelse på produktiviteten. Et højt flow af kolleger/kunder/samarbejdspartnere i et område, hvor der er brug for koncentration, sænker også produktiviteten. Men lidt liv med småsnakkende kolleger i et bestemt område kan have stor værdi for arbejdsglæden. Videndeling i forhold til opgaveløsningen, kollegaskab og godt socialt indeklima kan målrettes et bestemt område, så der er en generel accept af, at ‘her må vi gerne snakke’. 

 

Telefonsnak er ofte nødvendig for at løse en bestemt opgave, men kan hurtigt være forstyrrende for andre. Derfor er det i planlægningen af optimal fysisk indretning vigtigt at være bevidst om hvilke opgaver, der løses i de forskellige områder. 

 

Walk and talk-møder kan inddrages i indretning af mødefaciliteter. Walk and talk fremmer kreativiteten og energien hos deltagerne – eller giver et effektivt refleksivt afbræk på et længere møde. Walk and talk er velegnet til at fremme kreativiteten, give ny energi, fordøje ny viden eller blot kombinere frisk luft, bevægelse og drøftelse af vigtige emner.

Den fysiske indretning betyder meget for et arbejdsfællesskab, fordi den er med til at sætte rammer for samarbejdet og løfte kerneopgaven.

Gennem activity based working opfordrer vi hinanden til at se, hvordan vi bedst kan understøtte forskellige opgaver og samarbejde. Der er både mulighed for at sidde og arbejde uforstyrret og arbejde sammen på projekter og driftsopgaver. Det giver en øget opmærksomhed på den opgave, vi udfører, og det arbejdsfællesskab, hvor opgaven bedst kan lykkes.” 

 

Inge Borre Haupt, HR-Konsulent, Aarhus Vand

TRIN FOR TRIN

Implementering af Fysisk indretning i 5 trin

Kortlægning • Analyse • Beslutning • Ny indretning • Justering

Indretning af arbejdszoner til forskellige arbejdsopgaver:

Kortlægning

I skal vurdere, hvilke opgaver der løses hvor og vurdere, hvilke rammer disse opgaver kræver for at blive løst optimalt:

 

  • Kortlæg opgaverne i forhold til jeres kerneopgave
  • Opdel dem i fysiske områder
  • Opdel dem på afdelingsniveau
  • Hvordan er flowet af personer i de forskellige områder?
  • Hvordan er støjen i de forskellige områder?
  • Hvad er den optimale indretning for de forskellige opgaver?

Analyse

I skal nu analysere kortlægningen for at lykkes med arbejdsfællesskab og kerneopgave.

 

  • Understøtter jeres nuværende fysiske indretning de opgaver, I skal udføre for at løfte jeres kerneopgave?
  • Hvor mangler der optimale fysiske rammer for at løse opgaverne?
  • Er der afdelinger, der skal flyttes til et andet område, når I ser på krav til optimal indretning, flow af personer, støj og forstyrrelser?
  • Kan I med fordel ændre flowet af personer?
  • Understøtter indretningen den videndeling, I ønsker?
  • Kan I synliggøre jeres kerneopgaver og værdier mere tydeligt vha. plakater, billeder, scrumboards, tavler m.m.?

Beslutning
I skal nu beslutte, hvad der skal ændres og optimeres.

Ny indretning
I skal nedsætte en gruppe, der skal få den nye indretning på plads. Gruppen skal bestå af både medarbejder- og ledelsesrepræsentanter. Husk at involvere og informere jeres kolleger undervejs, så de ved, hvad skal der ske, og hvor langt I er i processen. Brug tid på at forholde jer til  formidlingen af jeres mål med indretningen. Overvej om I – ud over en fælles information om jeres tanker og beslutninger – skal udarbejde regler for ‘aktiviteten’ i de forskellige rum.

Justering
I bør løbende evaluere (fx en gang om måneden i starten og derefter en gang i kvartalet) jeres ændringer i indretningen og vurdere, om I er med til at understøtte løsning af jeres fælles kerneopgave og det arbejdsfællesskab, I ønsker. Inddrag nøglepersoner i jeres evalueringer.

VÆR OPMÆRKSOM PÅ

Indretning efter opgaven

Husk at kommunikere, hvilken opgave der løses i et bestemt fysisk område. Det er med til at tydeliggøre formålet med indretningen.

Løbende evaluering

Husk at involvere brugerne i det område, som evalueres og fortæl, hvorfor I har indrettet, som I har gjort.

Udendørs lokaliteter

Husk at tænke udendørsarealer ind i ligningen, når I har fokus på indretning af mødelokaler. Fx giver en walk and talk god energi.

Spørgsmål I kan drøfte
internt i ledelsesteamet

Fælles forståelse

Er der medarbejdere, der vil have problemer med at flytte rundt efter typen af opgaveløsning?

 

Tilbud eller opfordring

Skal vi sikre, at alle prøver at arbejde i de nyindrettede lokaler, eller skal det være op til den enkelte?

 

Pauser og hvil

Er der situationer, vi skal være opmærksomme på i forhold til at skabe gode pauselokaliteter?

FAKTABOKSEN