08 nov Opgaven bestemmer, hvor du skal arbejde
Opgaven bestemmer, hvor du skal arbejde
Aarhus Vand, en af partnervirksomhederne i Core Culture, er godt i gang med indsatser, der støtter op om arbejdsfællesskabet. Netop nu arbejder virksomheden med fysisk indretning, mødekultur og MUS.
Den ene indsats i Aarhus Vand er et pilotprojekt om fysisk indretning, som virksomheden kalder ’Activity Based Working’. Pilotprojektet blev igangsat i juni og løber resten af året og involverer 33 (ud af 230) medarbejdere i Aarhus Vand. Initiativet blev taget, før Aarhus Vand blev en del af Core Culture, men indsatsen falder fint i tråd med Core Culture-projektet, der peger på psykogeografien som et indsatsområde i udviklingen af arbejdsfællesskaber.
Opgaven følger den fysiske indretning
Når man arbejder med Activity Based Working er lokalerne indrettet som fællesskaber, og man flytter sig rundt efter opgaven, der skal løses.
– Vi har inddelt arbejdspladsen i forskellige zoner efter arbejdsopgave og adfærd, forklarer HR-konsulent Inge Borre Haupt. Vi har bl.a. indrettet et stillerum i biblioteket, hvor der er plads til fordybelse, og hvor man ikke må tale i telefon. Vi har to høj-fokus-rum, hvor man gerne må spørge om noget hurtigt, men på et stille niveau. Vi har dialogrum med høje caféborde, hvor det er oplagt at sparre om opgaverne. Og så har vi telefonbokse til længere telefonsamtaler.
Indførelsen af Activity Based Working betyder, at alle – selv den administrerende direktør og økonomidirektøren – har afgivet deres eget kontor og nu sidder i arbejdsområder, der passer til opgaven.
Evalueres ved årsskiftet
Pilotprojektet bliver evalueret ved årsskiftet, men erfaringerne er overvejende positive. Det giver bredere kollegaskaber, mere synlig ledelse og bedre flow i opgaveløsningen. Og så flytter man stilheden ud af storrumskontoret ved at lave deciderede stillerum, hvor man kan sidde med opgaver, der kræver ro.
Men der er selvfølgelig også udfordringer, der skal tages hånd om.
– Helt konkret kan medarbejderne være usikre på, hvor de finder hinanden. Derfor arbejder vi med en digital løsning, der kan registrere, hvor vi befinder os, forklarer Inge Borre Haupt. Det har også været nødvendigt at afsætte en fast plads til en skiftende medarbejder fra henholdsvis HR og IT, så medarbejderne ved, hvor de kan søge hjælp. Herudover ser vi en lille tendens til, at folk grupperer sig, så vi udfordrer hinanden på, hvor det er smart at sidde i forhold til opgaven.
Gode råd til fysisk indretning
Aarhus Vands anbefalinger til andre, der vil indrette arbejdspladsen med fokus på arbejdsfællesskaber, er at dele processen op i tre dele:
- Tag hånd om den fysiske indretning – hvilke typer arbejdsrum er der behov for?
- Få styr på IT-værktøjerne og tag dem i brug inden indretningen. Både værktøjer til at registrere, hvor medarbejderne befinder sig, og digitale værktøjer, der erstatter papirdokumenter og mapper.
- Følg op på adfærden, når de nye arbejdsrum er etableret – fx med løbende stop-op-møder. Hvad går godt? Fungerer det efter hensigten?
Mødekultur med fokus på opgaven
Ud over den fysiske indretning arbejder Aarhus Vand pt. med mødekulturen. Indsatsen er stadig i den indledende fase, men handler om at have fokus på kerneopgaven i møderne. Dvs. hvorfor holder vi mødet, hvordan holder vi mødet, hvad er mødeindkalderens rolle, og hvilke forpligtelser har de øvrige deltagere?
Også MUS står for skud. I MUS-spørgsmålene kommer der fremover mere fokus på kerneopgaven og fællesskabet end på medarbejderne.
Alt i alt arbejder Aarhus Vand for at styrke arbejdsfællesskabet ved at fokusere på kerneopgaven og igangsætte forskellige indsatser, der styrker dette fokus. Formålet er i sidste ende at forebygge og reducere stress.