I mange virksomheder er rollebeskrivelserne oversete, men det er vigtigt,
at alle forstår og kender deres ansvar for at sikre et stærkt arbejdsfællesskab

Overblik over medarbejdernes
kompetencer og deres ansvar
i kerneopgaven

Rollebeskrivelser

Download Guide til rollebeskrivelser

120 minutter

Ledelse, teamledelse

#målrettetpraksis #kompetencer #ansvar

Rollebeskrivelser er vigtige for arbejdsfællesskabet

Der er flere grunde til, at rollebeskrivelser er vigtige for arbejdsfællesskabet. Rollebeskrivelser en god måde at synliggøre fordelingen af ansvar og kompetencer. Alle ved, hvem de skal gå til hvornår. Sagt på en anden måde skaber rollebeskrivelserne et godt fundament for uddelegering af opgaver og ansvar. Rollebeskrivelserne er en naturlig følge af arbejdet med at definere kerneydelserne som en del af løsningen af kerneopgaven.

 

Set fra et arbejdsfællesskabsperspektiv er det vigtigt at tydeliggøre

  1. hvad medarbejderen skal udføre
  2. med hvilke ressourcer og
  3. hvilket ansvar

Samtidig bidrager rollebeskrivelserne til en klar forventningsafstemning mellem både leder og medarbejder og medarbejdere imellem.

 

Rollebeskrivelserne fungerer også som en referenceramme for hele ansættelsesforholdet og dialogen i 1:1 samtaler og MUS.

 

Derudover er rollebeskrivelsen vigtig i forbindelse med rekruttering og onboarding. En tydelig kerneopgave og kerneydelse er afgørende for effektiv rekruttering og onboarding, ligesom synliggørelse af kerneopgaven i fx stillingsannoncer er med til at markedsføre virksomheden.

Formålet med rollebeskrivelser er at få defineret de roller, som er relevante for virksomhedens drift og udvikling, og hvilke handlinger disse roller forventes at udføre.

“Vores rollebeskrivelser er brugbare i flere sammenhænge. Udover klarhed har de været vigtige i vores seneste rekrutteringsproces.” 

 

Peter Holm, HR-chef, Aarhus Vand

TRIN FOR TRIN

Implementering af Rollebeskrivelser i 5 trin

Fælles forståelse af kerneopgaven • Udfyld skema med rollebeskrivelser • Kvalificér beskrivelser • Præsentér rollerne • Genbesøg

Fælles forståelse af kerneopgaven
For at kunne tale om rollerne i virksomhederne skal I først sikre, at alle forstår, hvad den fælles kerneopgave er. Rollerne skal sikre, at I lykkes med kerneopgaven (hvis I ikke har formuleret en kerneopgave, skal I starte med indsatsen Formulér kerneopgaven).

Udfyld skema med rollebeskrivelser
Start med at udfylde skemaet på sidste side i ‘Guide til rollesbeskrivelser’

 

Kvalificér beskrivelser
Når rollen er defineret, præsenterer I den for indehaverne af rollen. Lad dem opkvalificere den. Hvis der er uoverensstemmelser, fx i relation til opgavens mål, eller hvis de ikke mener, at en handling er deres ansvar, skal det afklares med deres leder. Bed dem også om at gøre opmærksom på det, hvis de laver mere end beskrevet, så rollebeskrivelsen bliver så præcis som mulig.

Præsenter rollerne
Når rollerne er justeret, skal I præsentere dem for hele virksomheden, så alle ved, hvem der gør hvad, og hvem der har ansvar for hvad.

Genbesøg
I skal genbesøge rollebeskrivelserne hvert år eller ved større forandringer
(I kan bruge jeres MUS til formålet).

VÆR OPMÆRKSOM PÅ

Kerneopgave før roller

Alle roller skal tage afsæt i kerneopgaven. Mange falder i den fælde at tilpasse kerneopgaven til rollerne. Det er opgaven, der dikterer fagligheden – ikke fagligheden der dikterer opgaven.

Bed om feedback

Præsenter rollebeskrivelserne for indehaverne, så I får mulighed for at optimere rollebeskrivelserne og sikre ejerskab.

Genbesøg rollebeskrivelserne

Da rollebeskrivelserne ikke er stationære, men afhænger af opgaven og virksomhedens udvikling, skal I jævnligt genbesøge rollebeskrivelserne i relation til kerneopgaven.

Spørgsmål I kan drøfte
internt i ledelsesteamet

Fordele og ulemper

Hvad er fordelene og ulemperne ved at inkludere en beskrivelse af nødvendige kompetencer i rollebeskrivelsen?

 

Kendskab til rollerne

Hvordan sikrer vi, at alle ansatte får kendskab til rollebeskrivelserne?

 

Opdatering af beskrivelserne

Hvordan sikrer vi, at rollebeskrivelserne er opdaterede og i overensstemmelse med de enkelte roller?

FAKTABOKSEN
Rolleafklaring er vigtig

Rolleafklaring er en vigtig parameter for at udføre sit arbejde optimalt ifølge NFA Arbejdsmiljø og Helbred 2012-2018.

Arbejdsmiljø og Helbred 2012-2018, Arbejdstilsynet